IL GARANTE PER LA PROTEZIONE
DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof.
Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente,
del prof. Ugo De Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e
successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e
di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1,
della citata legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i
dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso,
filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati personali idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della
medesima legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti
pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di
questa Autorita' e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le
autorizzazioni, anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti
(art. 41, comma 7, legge n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4, comma 1, del
decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata
il 29 settembre 1999 relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei
rapporti di lavoro, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana il 2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le
autorizzazioni generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate
uno strumento idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti
a garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi
meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla
necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare
nuove autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione
degli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate
categorie di titolari, nonche' di assicurare una migliore funzionalita'
dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le
autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove
autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato, in conformita' anche a
quanto previsto dal regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento
dell'Ufficio di questa Autorita' emanato con decreto del Presidente della
Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessita' che anche le nuove
autorizzazioni prendano in considerazione le finalita' dei trattamenti, le
categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della
diffusione, nonche' il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la
disciplina di tali aspetti e' prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini
dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della notificazione e
sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita' di garantire il
rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di
pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta'
fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone, specie per quanto riguarda
la riservatezza e l'identita' personale, principi valutati anche sulla base
delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un elevato numero di
trattamenti di dati sensibili e' effettuato ai fini dell'adempimento di
obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali, fiscali e
assicurativi nell'ambito dei rapporti di lavoro, e che e' pertanto necessario
che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi
dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che
sanziona penalmente la violazione delle prescrizioni della presente
autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle
misure minime di sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n.
675/1996 e adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente
della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate
dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n.
1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Stefano Rodota';
Autorizza il trattamento dei dati sensibili
di cui all'art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione
dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione e' rilasciata
senza richiesta di parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle
imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un
rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche,
parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che
comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al
successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici e ad altri
organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla
normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi
anche aziendali.
L'autorizzazione riguarda anche l'attivita'
svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualita' di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla
lettera a) o di strutture convenzionate.
2) Interessati ai quali i
dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati
sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se
prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato,
formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario
in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad
agenti, rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni
coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di
collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti
di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche
sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli
organismi di cui al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio
dell'attivita' lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti
lettere.
3) Finalita' del
trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere
necessario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento
di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa
comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali,
in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza ed
assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o
della popolazione, nonche' in materia fiscale, di tutela della salute,
dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera
a), in conformita' alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini
della tenuta della contabilita' o della corresponsione di stipendi, assegni,
premi, altri emolumenti, liberalita' o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalita' di
salvaguardia della vita o dell'incolumita' fisica dell'interessato o di un
terzo;
d) per far valere o difendere un diritto
anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa
o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle
leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
sempreche', qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita
sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello
dell'interessato;
e) per l'esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da
contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilita' del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del
lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio
dell'attivita' lavorativa o professionale;
g) per garantire le pari opportunita'.
4) Categorie di dati.
Il trattamento puo' avere per oggetto i dati
strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al
punto 3), e in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare
le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione
ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati
concernenti la fruizione di permessi e festivita' religiose o di servizi di
mensa, nonche' la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell'obiezione
di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare
le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti
l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreche' il
trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi
anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, nonche' i
dati inerenti alle attivita' o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute
per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione
ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare
lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche
professionali, invalidita', infermita', gravidanza, puerperio o allattamento,
ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneita' psico-fisica a
svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a categorie protette.
5) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli
articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della
Repubblica n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la
sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il
profilo o la personalita' degli interessati, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle
finalita' di cui al punto 3).
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato, in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenirne la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di
acquisire il consenso scritto dell'interessato e di informare l'interessato
medesimo, in conformita' a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge
n. 675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto
dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili
possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire
le finalita' ivi menzionate. A tal fine, anche mediante verifiche
periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non
eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in
corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e
diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e,
ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai
compiti o alle finalita' di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi
compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza
sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni
di datori di lavoro, liberi professionisti, societa' esterne titolari di un
autonomo trattamento di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge
n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere
diffusi, solo se necessario per finalita' di prevenzione, accertamento o
repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non
possono essere diffusi.
8) Richieste di
autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano
nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti
a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorita', qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione
richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia
giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali
non considerate nella presente autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla
normativa comunitaria, da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare,
dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n.
300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento
del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle
opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n.
135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad
accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per
l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositivita';
c) nelle norme in materia di pari
opportunita' o volte a prevenire discriminazioni.
10) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a
decorrere dal 1 ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.
La presente autorizzazione sara' pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 20 settembre 2000
Il presidente Rodota'
Il segretario generale
Buttarelli
Il relatore Rodota'